Otwarty konkurs ofert – Opracowanie strategii digitalizacji

Otwarty konkurs ofert

Opracowanie strategii digitalizacji zbiorów Instytutu Biblioteka Polska w Paryżu i ich cyfrowej dostępności

Data ogłoszenia: 16 października 2025 r.

  1. Otwarty konkurs ofert – Opracowanie strategii digitalizacji zbiorów Instytutu Biblioteka Polska w Paryżu [IBPP] i ich cyfrowej dostępności

Instytut Biblioteka Polska w Paryżu [IBPP] ogłasza konkurs na opracowanie strategii digitalizacji zbiorów IBPP i ich cyfrowej dostępności.

Biblioteka Polska w Paryżu jest najstarszą książnicą polską poza granicami kraju, utworzoną przez emigrację polską w 1838 r. W swoich zasobach posiada inkunabuły, stare druki, druki nowe, czasopisma, druki ulotne, rękopisy i archiwa, zbiory kartograficzne, graficzne, malarstwa, rzeźby, fotografii przekazywane przez wiele pokoleń emigrantów. Posiada bogate zbiory związane z Adamem Mickiewiczem, Fryderykiem Chopinem oraz pamiątki i spuścizny po innych twórcach i artystach (m.in. Bolesława Biegasa i Olgi Boznańskiej). Jest ważnym warsztatem pracy dla badaczy Wielkiej Emigracji, relacji polsko-francuskich, historyków, filologów historyków literatury, kultury i sztuki, w tym zajmujących się XIX i XX w.

  1. Prace do wykonania – opis usługi

Przygotowanie do 15 grudnia 2025 r. strategii digitalizacji i korzystania ze zbiorów Instytutu Biblioteka Polska w Paryżu w przestrzeni cyfrowej.

Wymagane założenia strategii:

  1. przygotowanie kompleksowej koncepcji bezpiecznego, otwartego i trwałego udostępnienia zbiorów IBPP w przestrzeni cyfrowej dla badaczy Wielkiej Emigracji, relacji polsko-francuskich, historyków, filologów historyków literatury, kultury i sztuki, w tym zajmujących się XIX i XX w., a także dla szerokiego grona odbiorców interesujących się historią i kulturą Polski;
  2. opracowanie szczegółowej strategii digitalizacji w oparciu o unikatowy charakter zbiorów archiwalnych, bibliotecznych i kolekcji artystycznych IBPP, tj.
    a) uwzględnienie wymiaru merytorycznego i technologicznego digitalizacji dla IBPP,
    b) zdefiniowanie możliwości technicznych i zasobów cyfrowych IBPP na podstawie poznanych materiałów źródłowych i kolekcji artystycznych oraz spotkań warsztatowych z pracownikami IBPP,
    c) opracowanie typologii, struktury, stanu zachowania oraz możliwości wykorzstania nowoczesnych narzędzi technologicznych.
  3. opracowanie diagnozy potrzeb IBPP i praktyki pracy ze zbiorami archiwalnymi i kolekcjami artystycznymi oraz zdefiniowanie potrzeb korzystających, wstępnych rekomendacji dotyczących udostępniania zbiorów IBPP w przestrzeni cyfrowej, zastosowania standardów danych i formatów oraz rozwiązań wspierających proces digitalizacji w IBPP;
  4. opracowanie koncepcji wysokiej jakości digitalizacji (2D, 3D), stanowiącej jednocześnie formę zachowania i ochrony prewencyjnej zbiorów rękopisów i druków (w tym ich treści) oraz kolekcji artystycznych, przed ich fizycznym niszczeniem;
  5. opracowanie długofalowego planu obecności zbiorów IBPP w przestrzeni cyfrowej, na platformie dostępnej w nowoczesnej, trzyjęzycznej formie (PL, FR, EN), czyniącej zbiory IBPP dostępnymi powszechnie dla badaczy, studentów, edukatorów i zainteresowanych historią i kulturą Polski, według zasady FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) oraz przedstawienie harmonogramu jego wdrażania;
  6. zapewnienie aktywnego wykorzystania w nauce i edukacji narzędzi oraz zasobów cyfrowych, umożliwiających analizy cyfrowe (text mining, distant reading, NLP), wspomagające krytyczne edycje w standardzie TEI, które pozwolą na tworzenie naukowych projektów z zakresu historii, historii sztuki, historii literatury i in.;
  7. wyposażenie platformy cyfrowej w narzędzia wyszukiwania oparte na sztucznej inteligencji, ułatwiające użytkownikom i zwiedzającym zrozumienie kontekstu historyczno-kulturowego BPP;
  8. włączenie platformy cyfrowej IBPP w światowy obieg badawczy i edukacyjny poprzez jej powiązanie z infrastrukturami humanistyki cyfrowej (DARIAH, OPERAS, CLARIN, Europeana, Europejska Chmura Dziedzictwa Kulturowego), co pozwoli uformować IBPP w nowoczesne międzynarodowe centrum badawcze polskiej historii i kultury oraz międzynarodowe forum pamięci historycznej.
  1. Termin wykonania zadania

Termin przygotowania strategii digitalizacji jest przewidziany do 15 grudnia 2025 r.

  1. Warunki konkursu

Do konkursu może przystąpić każdy usługodawca, wobec którego:
a) nie wszczęto postępowania upadłościowego i nie znajduje się w stanie niewypłacalności,
b) wywiązuje się na bieżąco z płatności podatków, opłat i składek na ubezpieczenie społeczne,
c) nie ma żadnych powiązań osobowych ani kapitałowych z IBPP.

Usługi związane z opracowaniem strategii digitalizacji zbiorów IBPP i ich cyfrowej dostępności zostaną szczegółowo określone przez IBPP w zależności od możliwości technicznych.

W przypadku nieprzewidzianych sytuacji zakres przygotowywanej strategii może ulec niewielkiej zmianie (+/- 10%), w szczególności poprzez wykonanie usług alternatywnych, ze względu na konieczność przyjęcia rozwiązań równoważnych, bardziej ekonomicznych dla Instytutu lub wykorzystujących nowsze technologie.

IBPP nie wypłaca usługodawcy żadnej zaliczki. Płatności są realizowane etapami, po zakończeniu przygotowania strategii digitalizacji zbiorów IBPP.

Podpisanie umowy o świadczeniu usługi musi nastąpić przed rozpoczęciem prac.

  1. Kryterium selekcji wniosków

Jednym z głównych kryteriów selekcji wniosków jest cena. Jednakże będą brane również pod uwagę inne czynniki, takie jak jakość, terminy realizacji i doświadczenie usługodawcy.

Za najkorzystniejszy wniosek konkursowy uznany zostanie taki, w którym przedstawiony zostanie najlepszy stosunek jakości do wyceny przygotowania strategii digitalizacji zbiorów IBPP i ich cyfrowej dostępności, co wiąże się z dogłębną analizą różnych dostępnych opcji.

Instytut może zwrócić się do wnioskodawców o wyjaśnienie planowanych kosztów ceny i treści przedstawionej oferty.

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie odnotowany w protokole.

  1. Warunki składania wniosków

Zainteresowani proszeni są o potwierdzenie udziału pod adresem e-mail biuro@ibpp.eu, z dopiskiem „Strategia digitalizacji zbiorów IBPP i ich cyfrowej dostępności”.

Składający przedstawiają swoją ofertę w zamkniętej kopercie, wysyłając ją na adres pocztowy paryskiej siedziby IBPP (6, quai d’Orléans, 75004 Paryż) lub dostarczając ją osobiście najpóźniej do 3 listopada 2025 r. do godziny 10:00. Wszystkie oferty zostaną otwarte jednocześnie przez wyznaczoną komisję.

Czekamy na Państwa propozycje i dziękujemy wszystkim kandydatom za udział w konkursie.

  1. Dodatkowe informacje dotyczące konkursu
  1. IBPP nie przyjmuje ofert częściowych.
  2. Treść złożonej oferty musi odpowiadać opisowi konkursu. W szczególności oferta musi zawierać kosztorys przygotowania strategii digitalizacji zbiorów IBPP i ich cyfrowej dostępności.
  3. Wnioskodawca może zmienić lub wycofać swoją ofertę przed upływem terminu składania ofert.
  4. Oferty złożone po upływie terminu nie będą rozpatrywane.
  5. Wnioskodawca musi uwzględnić w cenie oferty wszystkie koszty związane z realizacją strategii digitalizacji zbiorów IBPP i ich cyfrowej dostępności, objętej procedurą konkursu.
  6. IBPP zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury bez obowiązku uzasadnienia.
  7. IBPP zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert bez uzasadnienia i bez ponoszenia odpowiedzialności prawnej lub finansowej.
  8. IBPP informuje, że projekty, dokumenty i inne wymagane elementy przedłożone wraz z ogłoszonym nie będą zwracane. Nie przewiduje się zwrotu kosztów poniesionych przez wnioskodawcę w związku z przygotowaniem projektów, dokumentów, złożeniem oferty itd.
  9. Wyniki postępowania zostaną opublikowane na stronie internetowej IBPP.
  1. Ochrona danych osobowych

Zgodnie z obowiązkiem informacyjnym przewidzianym w art. 13 rozporządzenia (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), tzw. „RODO”, Instytut informuje, że administratorem Państwa danych osobowych jest Instytut Biblioteka Polska w Paryżu.